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会计、业务、单证、货代和出纳需要共用一张订单对应表，但职责不能混在一起。先确认谁形成原始资料、谁核对、谁授权办理，差异再回到对应岗位核实。
先把各岗位交付物写清
| 岗位 | 负责形成或提供 | 需要核对 |
|---|---|---|
| 业务 | 合同、客户及付款安排、变更记录 | 合同主体与实际交易是否一致 |
| 采购和仓库 | 货源、采购、入出库、品名数量 | 供应商、货物和库存是否对应 |
| 单证/货代 | 报关及物流资料、改单记录 | 与实际货物和委托事项是否一致 |
| 出纳 | 收付、手续费和收款来源 | 银行记录与订单、应收应付是否对应 |
| 会计 | 账务、申报底稿和差异清单 | 跨系统资料是否互相解释 |
交给会计前，先有一份订单主表
建议记录订单号、签约主体、客户、供应商、商品、币种、合同金额、批次、报关单号、收付款及状态。分批出货或第三方付款要单列，不能只靠文件名猜对应关系。
报关、结汇或出口专项由谁承接，要在委托范围里明确。会计核对资料不代表自动承接全部单证或物流办理。
出现差异时，按来源回查
品名数量差异先找业务、仓库及单证；收款金额差异找业务与出纳；采购凭证缺口找采购与供应商。会计保留差异单、处理依据和复核结论，不能自行改原始资料使数字看起来一致。
本次沟通前准备这些资料
- 主体与岗位联系人表。
- 最近一期订单及分批发货记录。
- 合同、采购、报关、物流与收款对应关系。
- 未结差异、责任人和待补日期。
继续阅读与准备
常见问题
找了代理记账，报关也自动包含吗？
不自动包含。先确认报关、物流、收款、出口专项和日常账务各自的承接主体与书面范围。
订单变更只在聊天里说过怎么办？
先整理原订单、变更内容、双方确认及实际执行资料，并关联到具体批次，必要时请交易双方补充正式确认。
涉及税率、政策和申报期限的内容需人工核对。具体事项请结合真实资料与主管部门现行要求确认。