本篇目录 · 展开选择问题
先看结论
- 支出实际发生，要保留资金和业务记录，不能因缺票把付款删掉。
- 能记账、可税前扣除、能抵扣进项是三个问题。
- 合同、收据和内部说明能证明事实，但不是通用发票替代物。
先分清缺票、缺业务资料，还是性质没查清
缺发票与交易本身说不清，处理起点不同。供应商、交付、付款和用途能够核实的，重点是核算与补证；只有一笔转账、经办人说不清用途的，先查业务性质，不能直接认定为正常费用。
不确定费用性质时，把问题列入待核清单，按实际情况核算和跟进；不要以“暂不做费用”为由隐匿已发生的资金流出。买设备、付押金、预付一年服务费，也不能只因钱付了就全算本月费用。
哪些支出要发票，哪些另有凭证规则？
企业所得税凭证应先看交易类型和对方身份。2018年第28号公告第九至十一条分别规定了境内应税、境内非应税和境外支出的凭证，不是“金额小就随便写张收据”。
| 支出情况 | 需要核对 | 不能省略的条件 |
|---|---|---|
| 境内应税，向已办理税务登记的纳税人购买 | 依法取得发票，包括符合规定的代开发票 | 付款截图和内部报销单不能通用替代发票 |
| 对方为依法无需税务登记的单位，或从事小额零星经营的个人 | 按第九条核对代开发票，或收款凭证及内部凭证 | 先证实身份与适用条件；个人小额零星按相关增值税起征点规则判断，不自行定统一金额 |
| 境内不属于增值税应税项目 | 按对方为单位或个人分别判断外部或内部凭证 | 不能把经营服务随意称为非应税项目 |
| 境外购进货物或劳务 | 对方发票或具有发票性质的收款凭证、相关税费缴纳凭证 | 同时核对业务、合同、付款及适用税务义务 |
符合第九条收款凭证规则时，必要信息包括收款单位名称或个人姓名及身份证号、支出项目、金额等；只有“收到款”几个字不够。个体工商户经营所得不直接套用本文的企业所得税凭证结论。
供应商不肯开票，能用说明代替吗？
不能把“不愿意开”视为特殊补证条件。真实支出应先依第十三条催补或换开，在当年度汇算清缴期结束前取得符合规定的凭证。催票聊天、合同和付款记录应保存，但催过票不等于已经具备扣除资格。
第十四条针对对方注销、撤销等特定原因确实无法补换凭证的情况：无法补换的原因证明、合同或协议、非现金付款凭证是三项必备资料，还须结合其他有关材料证实支出。不能只写一张情况说明就套用。
规定期限内仍不符合补证要求的，按第十六条判断发生年度不得扣除的处理。以前年度没有扣除的支出，后续合规补证可能涉及第十七条追补：需符合适用条件，追补至发生年度，年限不超过五年，并排除该条规定的例外情形；不是在拿到票当年直接再扣一次。
归档要能从一笔费用找到完整证据
建议用业务编号把经办申请、合同或订单、交付验收、付款、发票等凭证和会计记录关联起来，再记录是否满足扣除条件、是否已纳税调整、后续补证日期。把文件按月份堆在一起，仍然可能找不到对应业务。
电子发票与银行电子回单要保留原始电子文件，不能只存截图或纸质打印件。使用电子凭证纸质件报销入账归档的，还要同时保存对应电子凭证；是否可以只存电子件，应核对合法真实、安全、系统处理与归档等条件，见财政部等部门电子凭证答问。
同样缺票，处理动作为什么不同？
以下只是资料判断场景，不是客户案例。固定物流供应商已完成运输但未开票，重点是运单、对账与催补发票；临时个人服务，要先判断对方身份、交易金额及凭证规则；老板转款给熟人却没有成果资料，要先查有没有公司业务。
三种情况都不应以“老板确认过”代替必要凭证。对经常重复的缺口，可在付款前明确开票资料和交付要求；月末列出已补齐、待补证、需纳税调整及性质待核四种状态。
月底应交回哪张清单？
- 支出发生期间、项目、供应商及经办人。
- 合同、交付、付款、发票或其他凭证的对应编号。
- 缺什么、为什么缺、向谁催补，以及负责人和跟进时间。
- 账务是否处理、所得税扣除是否符合条件、是否已作调整。
- 如涉及进项抵扣，另核扣税凭证、计税方法和用途。
租金无票和老板垫付款可分别整理，不要把它们全部塞进“其他费用”。企业可以先参考资料清单中心，再明确代理记账的核对范围。
常见问题
缺发票，就不记录付款了吗？
不是。应如实记录和核对已发生的资金与业务，按事实判断核算性质；不能作费用或不能税前扣除，不等于可以删除或隐藏付款。
小额支出都能凭收据税前扣除吗？
不能。先核对交易是否属于相应凭证规则、对方身份及个人小额零星条件，还要有符合规定的收款凭证和内部凭证，并审查支出的其他扣除条件。
供应商拒绝开票，老板写证明就够了吗？
不够。应催补符合规定的凭证；特殊原因补证需符合第十四条，拒绝配合本身不自动满足该条。到期仍不满足条件的，要核对相应纳税调整。
准备资料后再确认服务范围
先说明企业主体、业务类型、涉及期间和现有资料，再沟通需要整理哪些账务、补哪些凭证。历史清账与日常记账的工作量、交付内容和资料责任，应在合作前确认。
相关实务
本文依据与适用边界
核对日期：2026-10-17。本文说明企业资料复核与处理条件，具体核算和申报需结合适用制度、业务事实及现行配套规定；不承诺某项费用必然扣除或抵扣。
本次更新：分清资金记录、会计核算和税务凭证条件，补充资料核对步骤。首发记录保留，后续修订见内容编辑与更新说明。
涉及税率、政策和申报期限的内容需人工核对。具体事项请结合真实资料与主管部门现行要求确认。